A diferencia de la gestión de proyectos de otras industrias ajenas al sector de la construcción, esta última exige tener un amplio conocimiento del propio sector. En algunas ocasiones los gerentes promedian al rededor de 120 responsabilidades en sus labores, lo que presionaría a que sean más estratégicos y flexibles para desempeñar su labor con éxito.
Felizmente, la gestión de proyectos de construcción se ha vuelto más técnica con el desarrollo de nuevas herramientas tecnológicas, como software o apps, que ayudan a simplificar y automatizar algunos procesos.
Pero debemos tener en cuenta que con el hecho de contratar las herramientas tecnológicas, no es suficiente, ya que los gerentes deben encontrar la manera de poder sacarle el máximo provecho a estas, con una adecuada implementación en sus proyectos.
Por eso, en este post te damos algunas estrategias que pueden ayudarte a ser mas eficiente en esta labor.
1- Tener definido los procesos:
Tener un proceso bien definido y optimizado, ayuda mucho en la racionalización de operaciones, reducción de riesgo, mejorar la productividad, aumentar la eficiente, aprovechar mejor los recursos, etc. Haciendo que todo eso impacto en la calidad del resultado final de la obra.
Por eso, tener bien definido una hoja de ruta de cómo se debe trabajar, cuáles son parámetros a considerar en la ejecución, dónde medir, etc. es un buen cimiento para garantizar una adecuada gestión de proyectos.
2- Contar con un flujo de comunicación:
La comunicación es esencial para cada fase de cualquier proyecto. Por eso la importancia de establecer un flujo de comunicación con todos en el terreno, y con todas las partes interesadas y proveedores del plan. Ya que esta transparencia facilitará el proceso y reducirá la cantidad de correos electrónicos y llamadas telefónicas cada vez que surja un problema.
Una de las formas más simples de crear un flujo de comunicación es una plataforma de ejecución de trabajo. Nos referimos a tener una plataforma, software o app, que te permita transmitir estos cambios a otros gerentes, obras y oficina técnica en tiempo real, a través de alertas instantáneas, acciones automatizadas y paneles de control fáciles de visualizar, proporcionado un método casi sin papel de gestión de proyectos.
Esto significaría más tiempo para dedicar a otras tareas que necesitan tu atención.
3- Planificación continua:
Los gerentes de proyectos de construcción deben comenzar a planificar mucho antes de que comience la construcción real, y continuar revisando y desarrollando planes hasta que finalice el proyecto.
Cualquier cosa puede suceder en una obra, por ejemplo, si encuentras problemas ambientales inesperados durante la fase previa a la construcción, es posible que debas cambiar el diseño. Incluso pequeños ajustes pueden afectar el plan general y la línea de tiempo.
Por eso, buscar una herramienta digital que contribuya a la planificación es de mucha utilidad, como tener un Gantt de actividades, que permite asignar roles o funciones para delegar, subir información de manera colaborativa, actualizar datos en tiempo real, permitir el control de aprobaciones, etc.
4- Sistemas de informes automatizados:
Aprovechar el tiempo resulta muy apremiante, y ningún gerente de proyectos de construcción tiene tiempo para responder cientos de correos electrónicos al día, o usar el teléfono para llamar y abordar todas las preguntas sobre presupuestos y progreso, sin descuidar sus otras actividades.
Por eso, la gestión de proyectos de construcción requiere la distribución semanal de varias hojas de cálculo e informes de estado, y las herramientas de entrega automatizadas ahorrarán un tiempo considerable en el transcurso de la obra. Esta automatización asegurará que los informes correctos lleguen a las personas adecuadas a tiempo, lo que te permite concentrarte en otras tareas y comunicación.
Para estas medidas se recomienda apoyarse de herramientas tecnológicas que se encarguen de hacer más ágiles estas labores y acortar tiempos del equipo humano, por ejemplo si vamos a realizar el tareo y queremos evitar el uso de hojas o excel, pues lo realizamos directamente desde la app de Tareo en Línea; o si queremos automatizar la toma de pedidos para nuestros proyectos, lo delegamos y hacemos que el personal lo solicite desde una sola app , como la de Pedidos Móviles.
En realidad, hoy muchas empresas del sector construcción ya se apoyan en la herramientas digitales para conseguir cierta ventaja en la ejecución de proyectos.