El Portal del Colaborador permite gestionar la comunicación y los procesos de trabajo de forma eficiente; es por lo tanto una herramienta clave para el Departamento de Recursos Humanos.
Las ventajas del Portal del Colaborador
El Portal del Colaborador es una extensión del departamento de gestión de Recursos Humanos, que permite a los colaboradores poder acceder a la información relativa a sus relaciones con la empresa, lo cual es un ingrediente imprescindible para lograr una plantilla cohesionada y bien coordinada. La plataforma web que se utilice para ello debe ser intuitivo, moderno y de fácil acceso.
Las principales ventajas de contar con un Portal del Colaborador son las siguientes:
1. Acceso a distancia
El teletrabajo ha aumentado mucho y va a instalarse definitivamente en las empresas. Muchos trabajadores están haciendo teletrabajo ahora mismo en sus casas. Y, aunque progrese poco a poco el desconfinamiento, la realidad de las empresas está cambiando y se necesitan herramientas para gestionar adecuadamente los procesos de trabajo.
Los trabajadores podrán acceder a su información de contratos, boletas de pago, aprobación de permisos, etc. desde cualquier dispositivo móvil o un ordenador con conexión a Internet por medio del Portal del Colaborador,
2. Automatización de las tareas administrativas
Los trabajadores solicitan información sobre sus contratos, nóminas, directrices o funciones de su trabajo, boletas de pago, etc. Y cuanto mayor sea la plantilla, mayor será el número de tareas administrativas que esto genere.
El mejor modo de agilizar la gestión es contar con la plataforma del Portal del Colaborador con la que los trabajadores podrán conectarse con un usuario y contraseña. RR.HH. podrá así simplificar y clasificar adecuadamente todos los datos y la información de la plantilla.
3. Comunicación con los colaboradores
La gestión de los Recursos Humanos se complica mucho cuando hay que comunicar alguna información a los trabajadores, y más cuando se trata de una plantilla extensa.
Recuerden que entendemos por plantilla, a un conjunto de personas contratadas en las diferentes unidades de la empresa.
Por ese motivo, se usa el Portal del colaborador para hacer envíos masivos de información a los colaboradores por áreas o proyectos. De esta manera centralizamos el envío de información y evitamos que lleguen a carpetas Spam, ya que todo se maneja dentro del Portal.
4. Gestión de permisos y vacaciones
Es normal que ciertos trabajadores tengan ciertas eventualidades por alguna emergencia y requieran solicitar un permisos o licencias, sea por adelanto de vacaciones, por algún onomástico , licencia de paternidad o cualquier otro motivo que lo permita la empresa.
O en otras situaciones, el trabajador desee saber el número de días de vacaciones con las que cuenta para poder planificarse y el departamento de recursos humanos pueda también tener ese calculo de manera automática.
Para ambas situaciones, el portal del colaborador permite gestionar, calcular y aprobar todo de manera online, evitando el uso de papeles y largos procesos de espera.
5. Reducción de errores administrativos
Reducimos al máximo los errores administrativos más comunes. Correos con destinatario equivocado, adjuntos que se olvidaron; miles de emails innecesarios de colaboradores con dudas que podrían tener resueltas si tuvieran acceso por sí mismos al portal.
Y para terminar, tengamos en cuenta que ya no es necesario seguir realizando tantas tareas administrativas rutinarias, un Portal del Colaborador liberar parte de esas tareas operativas dejando tiempo al equipo de Recursos Humanos para otras ocupaciones que generen valor a la empresa.